使用RPA軟體機器人提供不同系統間資料整合服務
RPA軟體機器人用在甚麼場合?
主要在跨系統資料整合，尤其在沒有原始系統IT程式設計師支援時。情境包括：公司有兩組不同系統時，母公司系統與海外子公司系統間資料整合 ，外掛系統開發，新ERP上線等等。
Email: taiwan-rpa-bpo@evershinecpa.com
陳中成 首席合夥人/會計師/專利師
Dale Chen Linkedin
問答集-使用RPA軟體機器人支援的服務介紹
RPA-TW-010：
RPA數位機器人，如何讓不同系統間資料交換更方便？
永輝答：
在RPA數位機器人，還未被使用前， 不論用電子檔轉進，轉出或約定一個非軍事區作FTP資料交換或API即時交換資料，都需要系統兩邊的IT設計人員協同合作。
假如有一方系統的IT設計人員不在，就無法作資料交換，辛苦的使用者就必需做重覆輪入的工作，而這個重覆輸入的工作勢必會被淘汰。
使用RPA數位機器人後，二個系統間資料的轉換，就不必一定要有客戶系統的IT人員來支援就可以做到。
例如：永輝有自己的IT人員及RPA工程師，只要客戶提供所用系統的使用者帳號及密碼，我們就可很方便的將資料轉進轉出。
RPA-TW-020：
在什麼情境下，企業會使用永輝以RPA軟體機器人支援的商業流程外包服務?
永輝答：
首先，為了避免重複key-in。
RPA為 Robotic Processes Automatic的縮寫，一般稱為軟體機器人，或流程機器人，或數位助理。
最常見的為客戶使用了二個以上不同的電算系統。
每家公司都期望只有一套系統，而且都串起來，但事實上，大部份公司都存在二個以上不同的系統，尤其是歷史悠久的公司，不同事業部門建立在不同時期。
有公司使用SAP，Oracle，D365，Xero，QuickBooks，Tally，Dativ，鼎新，用友，金碟等等；但都還會同時使用特殊業務功能的系統，如 Sales Forces，Expensify，電商銷售平台Amazon, Shopify，行業別MES等等，以及各種客製的Notes or Share-point 等簽核系統，。
永輝使用RPA軟體機器人支援，提供企業兩個不同系統間的資料整合服務，細節請參考下述RPA-TW-020。
其次，公司在轉換企業自己選購的ERP系統時
企業從舊系統轉換到新購系統時，也需要永輝以RPA軟體機器人支援的的上線服務。
永輝使用RPA軟體機器人支援，提供企業新舊系統間兩個不同系統間的資料整合服務，細節請參考下述RPA-TW-030。
第三，公司在轉換成永輝推薦的NEO-ERP系統時
企業從舊系統轉換到輝推薦的NEO-ERP系統時，也需要永輝以RPA軟體機器人支援的的上線服務。
永輝使用RPA軟體機器人支援，提供企業舊系統與NEO-ERP間兩個不同系統間的資料整合服務，細節請參考下述RPA-TW-040。
最後，母公司對海外子公司力有未逮。
由於時差，語言隔閡，或對在地國法規遵循不熟的關係，將收入循環，支出循環，費用循環，生產循環及雜項購置循環的日常作業，委託給客戶海外子公司所在地的永輝同仁來協助。
又如客戶海外子公司需要用在地的系統，也就是說：母子公司使用了不同的系統。
永輝使用RPA軟體機器人支援，提供企業母子公司兩個不同系統間的資料整合服務，細節請參考下述RPA-TW-050。
RPA-030 -跨系統資料整合服務
永輝如何使用RPA軟體機器人來解決兩個不同系統間資料整合不佳問題?
永輝答：
我們專長於不同系統間，資料檔整批方式的下載Download，整理Regulate，上傳Upload等三步驟，提供到位的作業處理。
企業可以委託永輝:
(1) Downloading Services : 將資料檔從一個系統下載成Original Excel
(2) Regulating Services: 將Original Excel 整理成Regulated Excel
(3 Uploading Services: 將Regulated Excel上傳到目標系統。
當客戶有IT人員協助時，可以用FTP或API交換資料。
假如客戶系統的IT人員已經不在，則使用RPA來協助下載Download，整理Regulate，上傳Upload。
永輝的基因裡，有個原則，就是不重覆手工輸入客戶已經輸入的資料。
假設企業委託永輝提供以RPA軟體機器人支援的服務，最重要的，客戶所使用系統的User Name及Password要給永輝同事，以方便作業的順暢。
RPA-040 新ERP上線服務
我們公司用了20多年舊系統轉成新系統，上線不順，已經陣亡了幾個資訊主管，永輝以RPA軟體機器人支援，可以提供什麼樣的服務?
永輝答：
我們可以提供新系統上線服務。
舊ERP系統轉到企業新購ERP的顧問服務。
就企業的角度而言，常存在著兩個以上不同系統，系統需要整合；此外，使用的IT技術太舊，IT人員找不到，需要更換新系統。
但轉換系統失敗率相當高，即使買了知名的ERP系統，主要是上線方法不對。
例如台灣舊鐵路轉換成高鐵，其實應該併存一段期間才對，但過去的方法是選擇某一天更換新系統，有點像要選擇某一天要所有人搭高鐵，棄台鐵。
新系統上線訂定Deadline Day，就是這樣，風險太大，應該要併行一段時間才轉換。
我們累積20年經驗，發現成功率高的上線的方法，是把舊系統的資料全部下載成Original Excel，再將Original Excel加上某些欄位變成可以上傳格式的資料檔 Regulated Excel，再將該 Regulated Excel資料檔整批上傳新系統。
上線的失敗，常在於截止日的選擇，選擇好了以後，加上新舊系統上線以人工平行測試。
常見人工方法的平行測試，一鼓作氣，再而衰，三而竭。
但我們使用RPA軟體機器人，上線時用RPA軟體機器人把所有舊系統上的所有資料檔全部移轉至新系統。
上線時，舊系統可以一直用到新系統資料轉移妥當，所以有90%以上成功率。
RPA-TW-050 新ERP上線服務
我們公司目前使用知名的ERP系統，好是好，但是按使用者數目付費，這限制了我們公司的使用該ERP系統的普遍性；此外，每次要增加什麼功能需要找顧問來，相當貴又慢，有何解決方案?
永輝答：
我們的解決方案為使用RPA+NEO-ERP支援的服務外包模式。
我們會將貴司在知名的ERP系統裡頭的所有基本檔及交易檔，使用RPA全數轉到NEO-ERP。貴司滿意後再放棄該知名的ERP系統。
我們將會保留企業特殊客製化的獨門作業系統。
此外，NEO-ERP上線後，我們的財務稅務人員，將可繼續提供商務流程外包服務。
貴司不用買ERP，不用資安維護人員，不用會計，財稅基層人員；只需財務長及高階幕僚，負責財務調度，及將財務分析報告給高階管理層及董事會。
在工作方面，協同合作係基於貴公司資訊發生人負責將資訊在ERP系統輸入，必要的查詢及管理報表也將及時提供，爾後的維護皆由永輝負責。
作個比喻，以前系統廠商買高速公路收費系統，給高工局使用，高工局自行僱用收費員。
目前，則把整個收費服務承包下來，至於收費系統及收費員安排，高工局不必再關心了。
永輝的服務模式屬於後者。這樣的好處是，客戶滿意度提高，付出成本大約原本的50%左右。
對於永輝來說，我們都是派熟悉自己系統的人員提供給客戶優質服務，免除掉訓練客戶使用ERP的成本，永輝並將這個節省回饋給客戶。
RPA-TW-060 海外子公司商業流程外包服務
對於台灣母公司的海外子公司，永輝以RPA軟體機器人支援，可以提供什麼樣的服務?
永輝答：
基本上，無論母公司用什麼系統，知名的SAP也好，Oracle也好或頂新也好；海外子公司仍然需要符合該地政府所需的財務會計系統。
目前大部份作法的痛點是：母公司簽核入賬後，將憑證交給在地服務業者重新輸入。
這風險在於母公司的人員不能完全瞭解或跟上在地的法規遵循風險。
此外，在地的服務業者由於是交易後輸入作業，無法及時而且一旦不符法規，也追不回，造成兩套帳的財務，稅務風險。
永輝的方案是在客戶母公司的前端，先確保沒有法規遵循議題，例如付款前的憑證審核，收款前的發票開立審核等。
然後再將母公司的正確資訊以電子檔轉給在地財會服務業者。確保他們不致於重覆輸入，既正確快速。
假如在地服務業者所使用的系統並沒有IT人員可以支援，我們會使用RPA軟體機器人，將母公司下載的檔案及附件上傳至在地服務業者的系統。
海外子公司商業流程外包服務，包括:薪資作業，銷貨收款作業，購貨付款作業，費用付款作業，生產成本驗證等。
以上內容由陳中成所長撰寫於2022年６月
作者曾任職於大同公司財務電算中心，台灣永光化學資訊部副總經理。
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