RPA軟體機器人支援的ERP上線導入法

買了昂貴知名的ERP系統，為什麼上不了線?
買了知名的ERP上線失敗最大原因: 為上線導入時需選擇一個D-Day，全面準備餘額檔匯入，壓力大，萬一有些地方系統符合度不夠，再重新設定一個新D-Day ，並在準備餘額檔，超過2次時，大家沒信心，就會宣告失敗。
依據演進，我們歸納為３種導入ERP方法：客戶需求訪談導入法，大量資料驗證導入法，以及最近的RPA軟體機器人導入法。
使用RPA軟體機器人支援的ERP上線導入法，將舊ERP上的過去5年資料檔轉到新買的ERP上面，沒有D-Day餘額檔問題，可以多次上線，消除上線壓力，大幅提高系統符合度，大幅減少上線失敗機率。

Email: taiwan-rpa-erp@evershinecpa.com
陳中成 首席合夥人/會計師/專利師
Dale Chen Linkedin

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ERP上線方法有幾種?
永輝答：
世界上並不存在一個買來就可完全符合貴公司使用的ERP系統，都還要修改，而且需要顧問導入。
依據演進，我們歸納為３種導入ERP方法：
客戶需求訪談導入法，大量資料驗證導入法，以及最近的RPA軟體機器人導入法。
客戶需求訪談導入法，用於企業尚無使用過其他ERP經驗，過去各電腦系統不整合，人工作業居多，沒有完整連貫的舊資料檔。這方法失敗高，會使ERP公司及企業客戶，兩敗俱傷。
大量資料驗證導入法，已經有ERP使用經驗，但系統老舊必需換系統。例如有家公司用了IBM系統３０多年，使用COBOL撰寫程式，由於後進不願意COBOL，請不到人，必需換系統。有完整連貫的舊資料檔。
其缺點為，上線要選擇一個D-Day，全面將餘額檔匯入，壓力大，萬一有些地方系統符合度不夠，再重來，超過2次時，企業客戶沒信心，就會宣告失敗。
RPA軟體機器人導入法，是大量驗證導入法的改良版，可以減少上線壓力，大幅提高系統符合度，並減少上線失敗機率，同時也是將舊ERP上的資料檔轉到新買的ERP上面的唯一方法。

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可否描述＂客戶需求訪談導入法＂的細節?
永輝答：
企業的作業流程，及作業畫面，表單等，全部仰賴ERP公司顧問與客戶員工訪談。
這個方法通常不拿企業過去的資料檔，來作測試。
這個方法，讓許多ERP公司吃進苦頭，基本上沒法驗收，收不到驗受款的比例很高。
企業買了ERP，採用”客戶需求訪談導入法” 因而上線延遲，或失敗的機率，估計比50%還高。
可以說，客戶需求訪談導入法，使ERP公司及企業客戶，兩敗俱傷。
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可否描述＂大量資料驗證導入法＂的細節?
永輝答：
用一個例子來說明。
A公司用了IBM系統３0多年，目前使用COBOL撰寫程式，由於後進不願意COBOL，請不到人，必需換系統，結果選了最熱門的SAP。而導入SAP系統的顧問群，其導入手法正是＂大量資料驗證導入法＂。
 Step 1：
每一流程，例入驗收單，先拿舊系統的驗收單檔案資料作單元測試，先拿幾筆， 再大量大量資料驗證。
大量資料驗證的做法：
由A公司的IT人員，用COBOL法做，系將Download + Regulate兩個動作合在一起，作成Regulated-Excel。假如原來IBM系統中的驗收單檔，沒有的資料，需另外準備Excel並放進去IBM系統裡面。
註：
在RPA軟體機器人導入法，先Download，再作Regulated，兩個步驟。而且並不一定非得需要原來熟悉IBM的COBOL　 IT人員來作。
然後將SAP-Regulated-Excel放到SAP裡面，導SAP的顧問師懂這個SAP-Regulated-Excel格式。
單元測試成功的定義為匯入後可以產生待辦檔，最後可以產生報表。
Step 2：
選一個D-day 轉入每個表單的餘額檔
所有流程的表單，都做完單元測試後，再請A公司IT 人員，提供每個表單的餘額檔，再跑一次程式(Download + Regulate)　產生SAP Regulated-Excel，並將它匯入SAP。
它是選一個D-day (Deadline Day)，舊資料在IBM案，D-day以後，資料在SAP案。
註１： 
為什麼要有D-day？
因為SAP只能檔案上傳，沒有辦法像RPA軟體機器人，模擬人的逐筆輸入，可按鍵產生上下連結關係，整批Upload 沒法產生。
註２： 
這樣的導入法，隱約地假設SAP一定可以用。
當然在單元測試時，就可知道合不合用，但這時會被強迫先接受SAP，要改以後再改。
因為公司已經付了一大筆錢了，而且擔擱的話，顧問費一天好幾萬。
在此壓力下，只好屈服，先按照SAP。

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可否描述＂RPA軟體機器人導入法＂的細節?其優點為何?
永輝答：
假如用RPA軟體機器人導入上述SAP，手法將為３步驟：
Step1：開發Download數位助理，不一定需要原先設計系統的IT人員。
Step2：Excel-Original加入其他調整的檔案資料。由開發好的Regulate數位助理，變成Excel-SAP-Regulated：不一定需要原先設計系統的IT人員。
Step3：將Excel-Original upload進去SAP，先採用逐筆輸入，屆時也可以去啓動SAP裡面的上下連結Key。

D-day可以固定
RPA導入方法，應該不用提供變動D-day的開帳餘額，而是將D-day固定在某年的年底。
其他的交易資料檔，就可以用RPA模擬先上流程，再下流程，在SAP逐筆產生連結。
RPA導法和大量資料驗證導入法相比，將會更優。沒有時間壓力，確保成功。RPA導入方法，將可擊敗SAP。
RPA導入法優點：
RPA導入法，將優於大量資料驗證導入法，因為不一定要有客戶的IT來做Download 及Regulate。
RPR導入法，可以固定Deadline-Day，例如2021-12-31，當作開帳日，其他都用RPA模擬人工輸入產生上下資料連結。
大量資料驗證導入法D-day需一直變動，是造成上線時公司作業人員的壓力以及上線失敗的最大原因。
RPA導入法將D-day固定。
RPA導入法可以為客戶更多的客製化，因為沒有Ｄ-DAY壓力，時間充裕，作出來的系統會更合身。
RPA導入法也是將舊ERP上的資料檔轉到新買的ERP上面的惟一方法。

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RPA數位機器人，如何讓不同系統間資料交換更方便？

永輝答：
在RPA數位機器人，還未被使用前， 不論用電子檔轉進，轉出或約定一個非軍事區作FTP資料交換或API即時交換資料，都需要系統兩邊的IT設計人員協同合作。
假如有一方系統的IT設計人員不在，就無法作資料交換，辛苦的使用者就必需做重覆輪入的工作，而這個重覆輸入的工作勢必會被淘汰。
使用RPA數位機器人後，二個系統間資料的轉換，就不必一定要有客戶系統的IT人員來支援就可以做到。
例如：永輝有自己的IT人員及RPA工程師，只要客戶提供所用系統的使用者帳號及密碼，我們就可很方便的將資料轉進轉出。

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買了知名的ERP上線失敗的原因?
永輝答：
常聽到企業花了幾千萬，幾億買了知名的ERP，經過大約１－２年的折磨，就放棄了。
其原因之一為沒有上市上櫃導向的誘因:
任何ERP上線都很困難，而且ERP上線後維護及使用，很耗成本，沒有上市上櫃導向的誘因，公司上下沒有動力往前。
請參考: 想要上市上櫃，第一件要做的事是什麼？
其次是上線方法不對:
不重視用過去資料如何轉入，一直談新功能，想要一次換新。設定一個D day上線日。請往下看!

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舊ERP上的資料檔轉到新買的ERP上面，非常重要嗎?
永輝答：
非常重要! 以前都沒這樣做，因為做不到 ;要這樣做，必須有RPA軟體機器人支援才行。
用人工作平行測試，一而再，再而衰，三而竭， 是上線失敗的主要原因。
RPA軟體機器人可以取代人工作平行測試，也是將舊ERP上的資料檔轉到新買的ERP上面的惟一方法。

不管 貴司舊電腦系統(Legacy ERP)多麼的不好，但是過去所累積的資料檔是非常有價值的。
試想想一個企業規模能作到要換新ERP，難道舊ERP都沒有貢獻嗎？
這些舊ERP產生的資料算是完整的有用的資訊，只是可能缺某些欄位，或系統間不整合，需要重工。
無論選擇多知名的ERP系統，都必需考慮把舊電腦系統裡面的資料轉入新ERP系統。
當然舊ERP轉入新ERP，其資料表結構不一樣，甚至於缺某些欄位，需要再轉入新ERP前，補資料。
過去是做不到的，但RPA數位機器人可以模擬人，去輸入到新ERP，是可以作得到的。
在嚐試著把舊ERP資料轉入新ERP的過程中，也是在做系統分析，並做驗證，轉得進去代表OK。
轉進去舊資料可以延續過去強項，大家也熟悉，同時也不必再去舊ERP系統查資料。

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我們公司用了20多年舊系統轉成新系統，上線不順，已經陣亡了幾個資訊主管，永輝以RPA軟體機器人支援，可以提供什麼樣的服務?

永輝答：
公司在轉換企業自己選購的ERP系統時，即企業從舊系統轉換到新購系統時，永輝可以RPA軟體機器人支援的上線服務。
永輝使用RPA軟體機器人支援，提供企業新舊系統間兩個不同系統間的資料整合服務。
我們善長提供企業從舊ERP系統轉到企業新購ERP的顧問服務。
就企業的角度而言，常存在著兩個以上不同系統，系統需要整合；此外，使用的IT技術太舊，IT人員找不到，需要更換新系統。
但轉換系統失敗率相當高，即使買了知名的ERP系統，主要是上線方法不對。
例如台灣舊鐵路轉換成高鐵，其實應該併存一段期間才對，但過去的方法是選擇某一天更換新系統，有點像要選擇某一天要所有人搭高鐵，棄台鐵。
新系統上線訂定Deadline Day，就是這樣，風險太大，應該要併行一段時間才轉換。
我們累積20年經驗，發現成功率高的上線的方法，是把舊系統的資料全部下載成Original Excel，再將Original Excel加上某些欄位變成可以上傳格式的資料檔 Regulated Excel，再將該 Regulated Excel資料檔整批上傳新系統。
上線的失敗，常在於截止日的選擇，選擇好了以後，加上新舊系統上線以人工平行測試。
常見人工方法的平行測試，一鼓作氣，再而衰，三而竭。
但我們使用RPA軟體機器人，上線時用RPA軟體機器人把所有舊系統上的所有資料檔全部移轉至新系統。
上線時，舊系統可以一直用到新系統資料轉移妥當，所以新ERP上線失敗比率相當低。

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永輝在新ERP上線服務項目及收費參數為何?

永輝答：
新ERP上線時的數位助理設置服務(永輝代號:RPA-ERP-DA)
*針對原有系統的交易單據及基本檔下載成Excel-Origin開發數位助理
*針對Excel-Origin整理規範成為目的系統所需的格式Excel-Regulated開發數位助理
*針對Excel-Regulated上載至目的系統開發數位助理
*依照數位助理數目收費
新ERP上線時的數據遷移服務 (永輝代號:RPA-ERP-DMS) 
*使用RPA-ERP-DA所述的數位助理執行數據遷移服務。
*以每個數位助理在當月使用次數，加總而成的次數收費。

以上內容由陳中成所長撰寫於2022年６月
作者曾任職於大同公司財務電算中心，台灣永光化學資訊部副總經理。
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